ECM

Was ist ECM?

Für Unternehmen hat eine effiziente und optimierte Verwaltung bzw. Bereitstellung von unstrukturierten Informationen eine hohe Priorität. Hierfür bietet Enterprise-Content-Management (ECM) die passenden Methoden und Werkzeuge. Während ECM für kleine und mittelständige Unternehmen noch fremd ist, nutzen viele Großunternehmen bereits die Vorzüge von ECM in unterschiedlichen Bereichen.[1]

Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben.[2]

  • Enterprise steht für eine nutzbare Lösung für alle Zugriffsberechtigte einer Organisation. Die Zugriffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungsprivilegien differenziert werden.
  • Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen.
  • Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.

Somit berücksichtigt ECM den gesamten Lebenszyklus der Daten, bis hin zur kontrollierten Vernichtung. Außerdem werden Ansätze geliefert für einen gemeinsamen Zugriff, einschließlich der Einbindung in unternehmensweite Geschäftsprozesse, um alle Informationen zur richtigen Zeit den entsprechenden Benutzern zur Verfügung zu stellen.[3]

Definition

Die wohl anerkannteste Definition stammt vom Branchenverband AIIM International und beschreibt ECM folgendermaßen: „Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Bewahrung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“[4]

Dabei konzentriert sich ECM insbesondere um schwachstrukturierte bzw. unstrukturierte Daten, die auch als Dokumente (Content) ausgedrückt werden.

Mit dem Begriff Enterprise-Content-Management entsteht ein Konzept, das die ganzheitliche Verwaltung von Informationen in Unternehmen zum Ziel hat. Inhalte, die in unstrukturierter Form als Dokumente oder Contents vorliegen, werden gespeichert, verwaltet und anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt. Weiterhin dient es auch der Archivierung von Informationen aus anderen Systemen, wie z.B. ERP oder CRM-Systemen und führt damit auch die bislang von den Anwendungen selbst verwalteten Daten zusammen und stellt sie darüber hinaus übergreifend bereit. Aus ECM entwickelt sich ein echtes unternehmensweites Repository, das strukturierte, schwachstrukturierte und unstrukturierte Informationen vereinigt.[5]

Einordung in das AIIM-Modell

AIIM_Modell_allg2

Merkmale

Die Idee hinter dem Begriff ECM ist die beiden Strömungen der DMS und CMS zusammenzuführen. DM-Systeme haben den Schwerpunkt ganze Dokumente zu verwalten, zu archivieren und damit auch die Papierberge zu reduzieren, die sich in Unternehmen finden. CM-Systeme hingegen sind eher darauf ausgerichtet die Inhalte in kleineren Content-Einheiten an mehreren Stellen in anderen Kontexten zu präsentieren oder eine gemeinsame Bearbeitung von Inhalten zu ermöglichen.

Aus diesen beiden genannten Systemen heraus versucht ECM einen umfassenden Ansatz zu bieten, insbesondere für Unternehmen. Denn in der neuen Unternehmenswelt „web-basierter IT“ stellt ECM die notwendige Infrastruktur bereit. Ehemalige Insellösungen sollen überwunden werden und der Anwender erhält eine Plattform zum Arbeiten, die nicht nur als eine reine Inhouse-Lösung genutzt wird, sondern auch Kollegen oder gar Kunden bereitgestellt werden kann. So werden Content-Dienste für unterschiedliche Quell- und Zielsysteme angeboten und eine Integration der gesicherten Informationen in Geschäftsprozesse. Weiterhin sollen sich die gespeicherten Informationen in unterschiedliche Medien integrieren lassen und über unterschiedliche Kommunikationskanäle verteilt werden.[6]

ECM gliedert konventionelle Techniken der Gebiete Dokumenten-Management, Datenerfassung, Workflow oder Archivierung mit ein. Somit werden Bereiche zusammengeführt, die sich mit der Erstellung oder Bearbeitung von unstrukturiert gespeicherten Informationen beschäftigen.

 

Komponenten

Anhand der ECM-Definition der AIIM lässt sich ein Modell mit 5 Leitbegriffen ableiten, welches sich am Dokumentenlebenszyklus orientiert.

Capture steht für die Erfassung von analog oder elektronisch vorliegenden Informationen. Dafür beinhaltet dieser Bereich Funktionen und Komponenten zur Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung. Grundsätzlich wird die Erfassung in manuell und maschinell erzeugte Informationen unterschieden, die in allen Formen vorliegen können, wie z.B. Papierdokumente, E-Mails, Bilder oder Tonaufnahmen. Bei der automatisierten Erfassung liegen die Daten bereits in elektronischer Form in einem System vor, beispielsweise in einem ERP-System, und können durch geeignete Schnittstellen automatisiert erfasst werden.[7]

Manage steht für die Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. In der Regel erfolgt die Nutzung durch Datenbanken, die die Beziehungen zwischen den Informationen und den Metadaten verwaltet. Außerdem sind für die Zugriffskontrolle und zum Schutz der Informationen Berechtigungssysteme erforderlich. Dabei hat ECM das Ziel, diese beiden Komponenten einmal übergreifend für alle Bereiche anzubieten.[8]

Store steht für Speicherung und stellt die Funktion bereit, Informationen zur speichern, welche noch nicht archivierungswürdig sind. Die Entscheidung darüber, welche Informationen archiviert werden, trifft die Manage-Komponente. Hierfür wird eine Aufbewahrungsstrategie benötigt, welche die Archivierung von notwendigen Medien abgrenzt.[9] Die Store-Komponente lässt sich in drei Bereiche unterteilen: Repositories (Speicherorte), Library-Services (Verwaltungskomponenten) und Technologies (Speichertechniken).

Deliver dient der Bereitstellung von Informationen für die Komponenten aus den Bereichen Manage, Store und Preserve. Außerdem gehört die Übergabe von Daten an weitere Systeme und die Konvertierung bzw. Kompression von archivierten Daten zu dessen Aufgabengebiet. Häufig wird der Bereich Deliver mit dem Begriff Output Management in Verbindung gebracht. Unterteilt wird Deliver in Transformationstechnologien, Sicherheitstechnologien und Distribution.[10]

Preserve ist die Komponente für die Bewahrung von ECM dienen der langzeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen Langzeitarchivierung.

Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Dokumenten-Management. Nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann.[11]

Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen der Definition der AIIM International. Die bisherigen klassischen Anwendungsfelder

bilden die eigentlichen Manage-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.[12]

 

 

[1] Vgl. BITKOM – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., (2012), S. 5
[2] Vgl. Wikipedia, (2015)
[3] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 3
[4] AIIM, (2008)
[5] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 48
[6] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 18ff.
[7] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 20ff.
[8] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 25ff.
[9] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 39
[10] Vgl. Lindenlaub, (2010), S. 46
[11] Wikipedia, (2015)
[12] Wikipedia, (2015)