Collaboration & Groupware

Was sind Collaboration & Groupware?

Was ist Collaboration?

In einen ECM-System wird mithilfe von Collaboration eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Unternehmen gefördert. [1] Collaboration bedeutet übersetzt Zusammenarbeit. Collaboration bezeichnet bestimmte Softwarefunktionen, die eine Mischung aus Kommunikation, Arbeitsprozess und Dokumentenmanagement beinhaltet. [2] Weitere Begriffe zu Collaboration ist „E-Collaboration“ oder auch „electronic collaboration“. [3] Collaboration ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen zeitlich oder räumlich getrennten Teams und (Arbeits-) Gruppen im Unternehmen. [4]

Was sind die Funktionen von Collaboration?

Collaboration dient dem Wissensaustausch, welches die Erstellung von Wikis, Blogs, Dokumentationen sowie Chats und Nachrichtensystem einschließt. [5]
Mit Collaboration ist ein gemeinsames Arbeiten möglich. Hierbei dienen Funktionen wie der Versionsverwaltung und dem Screensharing als Unterstützung. Weiterhin ist mittels technischer Mittel, das gemeinsame / gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten möglich.
Kommunikationsplattform dienen dem regen Wissensaustausch. Verwaltungs-Komponenten wie Terminplaner oder einfaches Projektmanagement dienen dabei als unterstützende Werkzeuge. Das Hauptaugenmerk ist die Zurverfügungstellung von Wissensbasen. [6]

Wichtige Aspekte im ECM-Kontext

Collboration hilft bei der Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren Bereitstellung in Prozessen. Zudem dient Collaboration bei der Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Informationen.
collab

Einordnung in das AIIM-Modell. Quelle: Eigene Darstellung: in Anlehnung an AIIM-Model

Historie von Collaboration / Entwicklung [8]

Das folgende Generationen-Modell nach Hornstein et al. soll den Werdegang von Collaboration skizzieren:
Erste Generation
Einsatz heute etablierter Werkzeuge:
z.B. E-Mail, Telefon, Kalender [80]
Zweite Generation
Engere Zusammenarbeit im Fokus: z.B. Instant Messaging, Dokumentenmanagement,
Projektmanagement, Online-Meetings
Dritte Generation
Neue Ansätze: Web 2.0 / Social Software z.B. Social Bookmarking, Social Networking, Blogs, Wikis

Dimensionen von Collaboration[9]

Zeit – synchrone / asynchrone Collaboration (real-time / non-real-time)
Art der Kommunikation – Messaging, Sharing, Conferencing / Virtuelle Arbeitsräume etc.
Anzahl der Sender und Empfänger – 1:1 – 1:n – n:m

Was ist Groupware?

Groupware ist eine informations- und kommunikationstechnologische Möglichkeit zur Unterstützung der Zusammenarbeitarbeit von Teams (Kollaboration). Es können ebenfalls Hardwarekomponenten zu Groupware hinzugezählt werden. Ursprünglich stammt der Begriff von Ellis, Gibs und Rein (Groupware – Some Issues and Experiences. In: Communications of the ACM, 1991). [10]

Groupware in Bezug auf ECM [11]

Ein wesentlicher Unterschied von Groupware zu anderer Software besteht in deren Mehrbenutzerfähigkeit. Damit dient das Groupware-System hauptsächlich zur Unterstützung der Interaktion einer Gruppe zur:

  • Koordination von Aktivitäten
  • Kommunikation
  • Zusammenarbeit

Diese Interaktion innerhalb der Gruppe kann sowohl räumlich als auch zeitlich verteilt sein. Die Ziele von Groupware sind insbesondere die Umsetzung eines Gruppenprozesses, sowie die Überführung vom Anfangs- in einen Endzustand.
Groupware lässt sich nach verschiedenen Faktoren abgrenzen:

  • 3K-Modell
  • Ort (lokal oder regional)
  • Zeit (synchron oder asynchron)
  • Steuerung der Kommunikation (explizit: Brief schreiben, implizit: Telefonat annehmen)
  • Struktur (Ablaufplan vorhanden? strukturiert vs. unstrukturiert)
  • Größe des Teams (3 – 7 Personen oder mehr?)

 

3-K-Modell [12]

Zu den zentralen Aspekten von Groupware gehören bei der gemeinsamen Arbeit und
Informationsmanagement die Kommunikations-, Koordinations- sowie
Kooperationsunterstützung. Die Groupware-Systeme werden nach dem Schwerpunkt dieser Unterstützung gruppiert und strukturiert.
800px-3K-Modell

3-K-Modell
Quelle: http://winfwiki.wi-fom.de/images/thumb/d/d9/3K-Modell.png

Kommunikation, Koordination und Kooperation repräsentieren die 3Ks des 3K-Modells. Dabei entspricht jedes K einen Grad an Intensität von Zusammenarbeiten diverser Personen in einer Gruppe. Eingeführt wurde das Modell 1995 von Teufel und beschreibt die unterschiedlichen Arten von Interaktionen zwischen Personen.
Der Bereich Kommunikation in einer Groupware bildet die Grundlage jeder Zusammenarbeit durch den Austausch von Informationen, der mit einen hohen Grad an Zuverlässigkeit und Zeitnähe bedeutungsvoll ist. Als Beispiele für einen Kommunikationsaustausch können E-Mail, der Austausch von Dateien
und Chats genannt werden.
Bei der Koordination wird kein gemeinsames Ziel vorausgesetzt. Es ist aber unabdingbar, dass gemeinsame Interessen und/oder eine organisatorische Zusammengehörigkeit bestehen.
Aufgabenbezogene Aktivitäten sowie Ressourcen werden abgestimmt.
Für eine erfolgreiche Kooperation müssen die Personen in einer Gruppe an einem Strang ziehen, also deren Ziele weitestgehend übereinstimmen. Für das Ergebnis ist die gesamte Gruppe verantwortlich. Bei der Kooperation handelt es sich um eine besondere Art der Kommunikation. Virtuelle und gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche oder Datenbanken werden von Groupware Systeme angeboten, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Ausgehend von der Kommunikation über Koordination bis zur Kooperation wird die Zusammenarbeit und Integration immer stärker ausgeprägt. In diesem Zuge verringert sich damit das aufgabenbezogene Wissen jedes Einzelnen. Über ein Dreieck sind die Prozesse einer Gruppenarbeit anschaulich angeordnet. Jeweils an einer Ecke befindet sich das Zentrum der Unterstützung eines Ks.[12]
Beispiele für Groupware-Software

  • Email-Clients
  • Wikis
  • Workflow-Management-Systeme
  • Computerspiele über ein Netzwerk
  • Lotus Notes
  • SharePoint

 

Quellen:
[1] http://www.tecchannel.de/server/sql/1776155/enterprise_content_management_ecm_groupware_dm_systeme/index5.html
[2]http://www.ecmguide.de/ecm/collaboration-zusammenarbeit-gewusst-wie-9465.aspx
[3]http://www.itwissen.info/definition/lexikon/E-Collaboration-eCollaboration-electronic-collaboration.html
[4] Matthias Koller: E-Collaboration. 15. August 2007
[5] http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/groupware.html
[6] http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/daten-wissen/Informationsmanagement/IT-Infrastruktur/Informations–und-Kommunikationstechnologien/computer-supported-cooperative-work-cscw/groupware
[8]Martin Hornstein, Michael Pertek, Markus Koller, Andreas Fischler: E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen. 3. Dezember 2008
[9] Matthias Koller: E-Collaboration. 15. August 2007 .
[10] C. A. Ellis, S. J. Gibbs, G. L. Rein: Groupware – Some Issues and Experiences. In: Communications of the ACM. 34, 1, 1991, ISSN 0001-0782, S. 38–58
[11] https://de.wikipedia.org/wiki/Groupware
[12]http://www.rppr.de/infopool/groupware/node12.html
[80] Christian Böttger, Andre von Raison: Neu gruppiert – Collaboration-Lösungen für KMU. In: iX Magazin für professionelle Informationstechnik. 5, Mai 2008, S. 99–105.

 

44 Antworten zu Collaboration & Groupware

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