Was ist ein Content-Management System?
Content-Management-Systeme sind Softwaresysteme, mit dess Hilfe der Inhalt z.B von Websiten verwaltet wird. Dabei erfolgt eine Trennung von eigentlichem redaktionellem Inhalt und dem Layout, sodass sowohl Inhalt als auch Layout getrennt voneinander verändert werden können, ohne in den jeweils anderen Bereich eingreifen zu müssen (vgl. Siepermann 2018). Die Funktionalität lässt es sinnvoll erscheinen, zwischen der generellen Kategorie CMS Content-Management-Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web-Content-Management-Systemen und de ECM Enterprise-Content-Management-Systemen zu unterscheiden (vgl. Riggert o. D.: 9).
Funktionsweise von Content-Management-Systemen am Beispiel von Webseiten
Ein Web-Content-Management-System (WCMS) beruht in erster Linie auf der Trennung von Layout und Inhalt (Content). Dabei wird z.B. das Layout einmalig definiert und in Form von Vorlagen (Templates) abgelegt. Wird eine Seite abgerufen, werden die entsprechenden Bestandteile in ein template geladen, durch die entsprechende Formatierung innerhalb der Vorlagen angeordnet und dem user als fertige Seite dargestellt (vgl. „Funktionsweise CMS“ 2007).
Der Inhalt wird dabei aus einer Datenbank ausgelesen und mittels dem Template formatiert und ausgegeben. Durch Erweiterungen ist es auch möglich, neben dem Layout und der Struktur, auch Anwendergruppen zu organisieren und zu unterstützen Ein Web-Content-Management-System (WCMS) beruht in erster Linie auf der Trennung von Layout und Inhalt (Content). Dabei wird z.B. das Layout einmalig definiert und in Form von Vorlagen (Templates) abgelegt. Wird eine Seite abgerufen, werden die entsprechenden Bestandteile in ein template geladen, durch die entsprechende Formatierung innerhalb der Vorlagen angeordnet und dem user als fertige Seite dargestellt (vgl. „Funktionsweise CMS“ 2007). Fast immer kann der Nutzer über die Software verschiedene Zugriffs- und Benutzerrechte definieren und so den Zugang zu Optionen und Bereichen regulieren (vgl. „Was ist ein Content-Management-System o. D.).
Anwendergruppen und Versionsmanagement
Web-Content-Management-Systeme unterscheiden mehrere Anwendergruppen:
- Redakteure: Sind vorallem für den Inhalt des Internetauftritts zuständig
- Designer: erstellen das Layout des Webauftritts in Zusammenarbeit mit dem Kunden
- Administrator: Verwaltet Benutzer, Gruppen und Domains
- Webmaster: Ist verantwortlich für die technische Aufbereitung und die HTML-Programmierung speizieller Inhalte
Unterschiedliche Personen erstellen die Inhalte, andere wiederum geben diese frei. Mit dieser differenzierten Aufgabenverteilung gehen unterschiedliche Rechte einher. Hierzu gesellt sich ein Versionsmanagement, das steuert, wann einzelne Contents archiviert, vernichtet oder zur Pflege und damit Bearbeitung an den Redakteur weitergereicht werden (vgl. Riggert o. D.: 10).
Content-Lifecycle
Das Content-Management kann als Lebenszyklus aufgefasst werden:
Der Lebenszyklus solcher Unterlagen und Dokumente durchläuft typischerweise sechs grundlegende Phasen:
- Erzeugung
- Überarbeitung
- Veröffentlichung
- Übersetzung
- Ablage und Archivierung
- Ausscheidung
(vgl. Riggert 2003: 4)
Vor- und Nachteile eines Content-Management-Systems
Für Websites, die viele Inhalte bieten, kann sich die Einführung eines CMS lohnen. Es gibt viele Open Source Systeme, welche kostenlos zur Verfügung stehen. Sie können die Produktivität eines Unternehmens steigern, da sich Inhalte schnell und flexibel verwalten lassen. Die Nutzer benötigen keine oder nur geringe Programmiekenntnisse und müssen nicht in den Code der Website eingreifen. Stattdessen können sie bei Bedarf häufig auf die erfahrung einer großen Community zurückgreifen. Insbesondere (Sicherheits-)Updates liefern viele Entwickler-Communities zuverlässig nach und ersparen Anwendern so einen Teil der Entwicklungsarbeit. Außerdem sind die größten CMS nahezu beliebig durch Module oder Komponenten erweiterbar, so dass sich der Funktionsumfang schnell und einfach vergrößern lässt (vgl. „Was ist ein Content-Management-System“ o. D.).
Natürlich gibt es auch einige Nachteile bezüglich der CMS. Auch wenn es aufwendig sein kann, eine Website ohne CMS selbst zu erstellen und zu betreiben, so bedeutet die Einführung eines Content-Management-Systems einen stark ehöhten Aufwand für ein Unternehmen. Viele Prozesse müssen umgestellt, die Software muss korrekt installiert, eingerichtet und gepflegt werden. Auch die Mitarbeiter müssen für den Umgang mit der Software geschult werden (vgl. „Was ist ein Content-Management-System“ o. D.).
Begriffsdefinition
Content-Management beschreibt die Planung, Verwaltung, Steuerung und Koordination aller Aktivitäten, die auf den Content und dessen Präsentation in Unternehmen abstellen (vgl. „CMS-Content-Managementsystem“ o. D.).
Diese Definition verdeutlicht die Nähe des Content-Managements zum Dokumentenmanagement. Ein Content-Management-System beinhaltet demnach mehr als die alleinige Verwaltung von Inhalten. Content-Management-Systeme (CMS) sind Anwendungen, die das Erstellen, die Kontrolle, die Freigabe, die Publikation, die Archivierung und die Individualisierung von Inhalten im Inter-, Intra- oder Extranet ermöglichen. Sie sind darauf ausgelegt, einerseits dem Anwender einen einfachen Zugang zum Publikationsprozess zu verschaffen und andererseits eine systemtechnische Grundlage für die Verwaltung, darzustellen (vgl. „Konzepte des Content-Management-Systems“ o. D.).
Content-Management in Bezug auf Enterprise-Content-Management
Neben dem Web-Content-Management, gibt es noch eine weitere Transformation des Content-Managements. ECM ist dabei ein Sammelbegriff der für sämtliche Produkte, Techniken und Prozesse verwendet wird, mit denen strukturierte und unstrukturierte Informationen erfasst, bearbeitet, verwaltet, publiziert und archiviert werden (vgl. Kampffmeyer 2003).
Ziel des ECM ist es, die unternehmensrelevanten Daten, seien es strukturierte oder unstrukturierte Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, zusammenzuführen und den Mitarbeitern anhand von Aufgaben und Rollen zuzuteilen.
Einordnung in AIIM
Im Kreis von AIIM , befinden wir uns bei Content-Management-Systemen in folgenden Komponenten:
- Document Management
- Collaboration
- Web-Content-Management
- Records Management
- Workflow/ Business Process Management
