AIIM Modell für ECM

ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.
ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll.
Sie setzt sich aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kombination eine spezielle Bedeutung haben:

  • Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Lösung. Die Zugriffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungsprivilegien differenziert werden.
  • Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen.
  • Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle von Systemen.[1]

Der Branchenverband AIIM International entwickelte wohl die anerkannteste Definition für Enterprise-Content-Management, welche wie folgt lautet:
„Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“[2]
ECM schließt dabei herkömmliche Techniken wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Kollaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.
Für ECM-Lösungen werden die unterschiedlichsten Techniken und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind.
Diese ECM-Komponenten und -Techniken lassen sich in fünf Hauptkategorien einordnen:[3]

  • Erfassung (Capture)
  • Verwaltung (Manage)
  • Speicherung (Store)
  • Ausgabe (Deliver)
  • Bewahrung (Preserve)

 

ECM Prozess (AIIM-Modell)

Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen der Definition der AIIM International. Die bisherigen klassischen Anwendungsfelder bilden die eigentlichen Manage-Komponenten (Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.[4]

  • Document Management – DM, DMS, Dokumentenmanagement
  • Collaboration – die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware
  • Web-Content-Management – WCM, CMS, einschließlich Portale
  • Records Management – RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien)
  • Workflow / Business Process Management – BPM, Vorgangsbearbeitung

AIIM_Modell_allg2
Der Prozess wirkt einfach, besteht aber aus vielen Komponenten und bilden einGesamtsystem.

 

Capture

capture

Capture beinhaltet die Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst und als „Input Management“ bezeichnet.[5]

  • Zur Capture-Komponente gehört alles was „Input“ ist
  • Lässt sich in automatische und manuelle Erfassung separieren

 

Store

Store

  • Grundlegend müssen die erfassten Daten abgelegt werden
  • Datenschicht
  • Unterteilung in Repositories und Services
  • Repository: Speicherort
  • Services: Zugang
  • Repository: verschiedene mögliche
    • DATA-Warehouse
    • Diverse Datenbanken
  • Preserve = Store als Archiv

Deliver

  • Stellt die Funktion bereit aus dem ECM-System Daten in einer bestimmten Form zu erhalten.
    • PDF
    • XML
    • EMAIL
    • FAX
    • Datenträger (DVD / CD)
  • Teilt sich in 3 Funktionen
    • Transformation
      • Wandelt den Inhalt in ein bestimmtes Format um
      • Muss verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen
      • Geschieht beispielsweise durch: COLD, XML, PDF
    • Sicherheit
      • Vergabe von Zertifikaten auf Dokumente via PKI, DRM / Watermark
    • Verteilung
      • Bereits erwähnt

Manage

  • Dient der Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Daten innerhalb des Systems Ist
  • Sammelkomponente für:
  • Berechtigungssystem global für alle Komponenten
  • ECM-Systeme sollen diese Komponenten als Dienste bereitstellen

Manage – Dokumenten-Management

  • Überwacht den Dokumentenlebenszyklus
  • Stellt folgende Funktionalitäten bereit:
  • Check-In der Daten (Konsistenzprüfung)
  • Versionskontrolle (Versionsmanagement)
  • Visualisierung von vorhanden Strukturen: Akten / Verzeichnisse / Übersichten
  • basiert sowie alle Manage-Komponenten auf Datenbanken oder Datenbanksystemen

Manage – Kollaboration

  • bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit
  • eignet sich immer mehr Wissensmanagement-Komponenten an
  • Funktionen:
  • Gemeinsame nutzbaren Funktionsbasen schaffen
  • Gemeinsames / gleichzeitiges Bearbeiten von Daten
    • Auch hier wäre Versionskontrolle möglich
  • Kommunikationsplattform
  • Verwaltungs-Komponenten wie Terminplaner oder einfaches Projektmanagement
  • Wissensbasen zur Verfügung stellen

Archivierung

  • Beinhaltet das Ablegen der Daten
  • Zu deutsch: „Schriftgutsverwaltung“
  • Abgrenzung zur klassischen Archivierung
    • Es werden nur aufbewahrungswürdige und aufbewahrungspflichtige Informationen archiviert
  • Wird durch DMS gestützt

Kollaboration

Kollaboration bedeutet im eigentlichen Sinne Zusammenarbeit.

  • E-Collaboration = „electronic collaboration“
  • Dezentrale computergestützte Zusammenarbeit.
  • Zeitlich oder räumlich getrennte Teams/Gruppen.

ECM-Aspekte:

  • Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren Bereitstellung in Prozessen.
  • Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Informationen.

Kollaboration – Entwicklung (Generationen nach Hornstein et al.)

  • Erste Generation: Einsatz heute etablierter Werkzeuge: z.B. E-Mail, Telefon, Kalender
  • Zweite Generation: Engere Zusammenarbeit im Fokus: z.B. Instant Messaging, Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Online-Meetings
  • Dritte Generation: Neue Ansätze: Web 2.0 / Social Software z.B. Social Bookmarking, Social Networking, Blogs, Wikis

Kollaboration – Dimensionen

  • Zeit: Synchrone / Asynchrone Kollaboration; real-time / non-real-time
  • Art der Kommunikation: Messaging, Sharing, Conferencing / Virtuelle Arbeitsräume etc.
  • Anzahl der Sender und Empfänger: 1:1 – 1:n – n:m

Was ist Groupware / Kollaboration?

  • Auch Gruppen-Software / kollaborative Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe.
  • Die Interaktion der Benutzer können zeitlich und räumlich verteilt sein.
  • Das Ziel ist die Überführung eines Gruppenprozesses von einem Anfangs- in einen Endzustand.
  • „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebietoder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“

3K-Modell

Zu den zentralen Aspekten von Groupware gehören bei der gemeinsamen Arbeit und Informationsmanagement die Kommunikations-, Koordinations- sowie Kooperationsunterstützung.
Die Groupware-Systeme werden nach dem Schwerpunkt dieser Unterstützung gruppiert und strukturiert.
Kommunikation, Koordination und Kooperation repräsentieren die 3Ks des 3K-Modells. Dabei entspricht jedes K einen Grad an Intensität von Zusammenarbeiten diverser Personen in einer Gruppe. Eingeführt wurde das Modell 1995 von Teufel und beschreibt die unterschiedlichen Arten von Interaktionen zwischen Personen.

Explizites und implizites Wissen

„Das Wissen eines Menschen ist die Gesamtheit aller Informationen, die er in den Zusammenhang seiner Kenntnisse und Erfahrungen eingeordnet hat.“[7]

  • Wissen ist kontextabhängig
  • Wissen ist personengebunden
  • Wissen ist überwiegend unbewusst

 
 
 
Wissenstreppe_North
 
 

[8]

Die Wissenspyramide stellt Daten, Informationen, Wissen in einer aufsteigenden Pyramide dar. Es wird dabei veranschaulicht, wie aus den Informationen Wissen entsteht und wie aus dem gewonnen Wissen Entscheidungen getroffen und Handlungen ausgeführt werden können.

Die Basis bilden die Daten (Syntax), aufbauend darauf die Informationen (Semantik und Pragmatik). Die Spitze bildet das Wissen. In einem Unternehmen bilden solche Strukturen das Unternehmensgedächtnis. Man nennt diese auch Organisationsgedächtnissystem.
Zu den Elementen eines Unternehmensgedächtnisses gehören Mitarbeiter, Dokumentationen, Prozesse sowie das in IT-Systemen dokumentierte Wissen. Ziel es ist, die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person zu liefern, damit diese die beste Lösung auswählen und daraus die richtigen Schlüsse ziehen kann.
 

Impliziertes Wissen

  • Subjektiv
  • Stillschweigendes Wissen („embedded knownledge“)
  • Erfahrungen, Fertigkeiten und Einstellungen
  • Besteht aus mentalen Modellen, Paradigmen, Einsichten, Institutionen
  • Geteilt durch Demonstration
  • Verknüpfung mit Handlungen, Verpflichtungen und Mitwirkung
  • Subjektive Wahrnehmung und Meinung einer Person und ist somit oft „verborgen“.
  • Kann nur teilweise dokumentiert werden.
  • Erworben durch Erfahrung, Kopieren, Imitation
  • Bereiche: Kultur, Talent, Können etc.

Implizit:explizit

Explizites Wissen

  • Objektiv
  • Kodiertes Wissen („encoded knownledge“)
  • Niedergelegt in Büchern, Theorie, Formeln, Diagrammen usw.
  • In Form von Regeln und Verfahrensrichtlinien.
  • Beruht auf Realität
  • Explizites Wissen ist dokumentierbar.
  • Logisch und methodisch
  • Übertragung durch Unterweisung
  • Erworben durch Studieren
  • Bereiche: Technologien, Systeme etc.

 

Das SEKI Modell

Das SEKI Modell ist ein grundlegendes Modell zur Wissensgenerierung in Organisationen, auch Wissensspirale genannt. Ursprünglich wurde es von den beiden Japanern Hirotaka Takeuchi und IkuJiro Nonaka entwickelt.
Im SEKI-Modell wird implizites Wissen dem expliziten Wissen gegenübergestellt. Es zeigt die Transformation des Wissens. Dabei steht die Abkürzung SEKI für Sozialisation, Externalisierung, Kombination und Internalisierung.
Wissen wird innerhalb einer Organisation spiralförmig von individuellem Wissen auf höhere Organisationsstufen wie Personengruppen und ganze Firmen gehoben.
Wissen wird dabei als zweidimensionales Phänomen verstanden, das zwar grundsätzlich nur von Individuen erzeugt, aber im Rahmen des SEKI-Modells erweitert und nutzbar gemacht werden kann.

  • Sozialisation: Wissen wird in der betrieblichen Zusammenarbeit erworben und ist nun implizit vorhanden.

 

  • Externalisierung: Dieses Implizit vorhandene Wissen wird nun erfasst, dokumentiert und damit in explizites Wissen transferiert (Berichte, Dokumentation, usw.).
  • Kombination: Dieses neu geschaffene explizite Wissen wird nun mit vorhandenem, expliziten Wissen kombiniert.
  • Internalisierung: Wird Neues Wissen verinnerlicht. Es ist als implizites Wissen vorhanden und kann im Wege der Sozialisation an andere weitergegeben werden.

 

Kollaboration mittels Web 2.0

Funktionen zur Kollaboration:

  • Wissensaustausch
    • Wikis, Blogs, Dokumentationen
    • Chat-/ Nachrichtensystem
  • Gemeinsames Arbeiten
    • Versionsabhängig
    • Screensharing

Tools zur Unterstützung:

  • Signavio – Prozessmodellierung
  • Effektiv – Workflow
  • TeamViewer – Screensharing
  • SharePoint – IntraNet

 

Workflows

  • Logische und zeitliche Abfolge von Aktivitäten, in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben abteilungsübergreifend, aber fachlich zusammenhängend von einem Teilnehmer zu einem anderen übermittelt werden.
  • Informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.
  • ECM kann Daten für Prozesse zur Verfügung stellen
  • Daten dienen als Grundlage für einen Prozess
  • Einrichtung von Ablaufregeln und Triggern für Dokumente
  • Automatisierte Arbeitsprozesse
  • Ziel: „Dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen.“

Weitere Ziele sind:

  • Die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse soll verbessert werden.
  • (Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden.
  • Die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden.
  • Die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden.
  • Medienbrüche sollen vermieden werden.
  • Die Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)

Kritik und Probleme:

  • Durch sich ständig ändernde Geschäftswelt, Abweichung vom Workflow
  • Motivationsverlust der Mitarbeiter
  • Monitoring
  • Hemmt die Kreativität

 

Business Process Management (BPM)

  • Business Process (Geschäftsprozess) ist eine Folge von Einzelschritten (Transaktionen)
    • Austausch von Leistungen/Nachrichten zwischen Objekten betriebswirtschaftlich ausgerichtet
    • Zielorientierung, Wertschöpfung
  • Business Process Management (BPM) schließt den Lifecycle eines Geschäftsprozesses von der Analyse in die Simulation über die Laufzeitunterstützung bis hin zur Auswertung der workflowrelevanten Daten aus den AUDIT-Trails für die Prozessoptimierung. Hier schließt sich der Kreis, um eine nahtlose Dokumentationskette aller geschäftsprozessrelevanten Daten zu erhalten.

Zusammenhänge und Unterschiede von Workflow und BPM:
Die Definition des Begriffes Workflow ist der Definition des Geschäftsprozesses (Business Process) sehr ähnlich, was zu einer synonymen Verwendung führt. Der Unterschied zu einem Geschäftsprozess besteht in der operativ-technischen Sichtweise auf die einzelnen Prozesse. Der Geschäftsprozess stellt eher eine strategisch-kundenbezogene Sicht auf betriebswirtschaftliche Funktionen, wie z.B. ein Verkaufsprozess, dar.
 

CMS / WCMS

  • Software für gemeinschaftliche Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten
  • Medienneutrale Datenhaltung
  • Rollentrennung wichtigstes Alleinstellungsmerkmal
  • Darstellung meist in Form von Websites
  • (Web)-Content-Lifecycle

 
 

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management
[2] http://www.aiim.org/what-is-ecm-enterprise-content-management
[3] http://www.tecchannel.de/server/sql/1774876/ecm_enterprise_content_management_komponenten/
[4] https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System
[5] https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System
[6] https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/6/6a/ECM_Store.jpg
[7] http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/DMS/13-Wissensmanagement.pdf
[8] http://de.academic.ru/pictures/dewiki/87/Wissenspyramide.gif

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.