Enterprise Content Management
Die Thematik Enterprise Content Management beschäftigt sich vorrangig mit schwach strukturierten oder unstrukturierten Daten. Also Daten, die mit rund 80% den weltweiten größten Anteil darstellen (https://novustat.com/statistik-blog/unstrukturierte-daten-analysieren.html). Historisch und funktionell lässt sich ECM von Themen wie Dokumentenmanagement, Archivierung und Content Management mit den integralen Bestandteilen Erfassung (Capture) und Ausgabe (Output/Deliver) ableiten. Collaborative Bestandteile ermöglichen das Arbeiten mit Dokumenten, während Workflow-Komponenten das geführte Erstellen von Dokumenten sowie das Injizieren dieser Daten/Dokumente in betriebliche Prozesse ermöglicht. Dies setzt eine tiefe Integration in betriebliche Prozesse sowie den datenliefernde IT-Systeme voraus.
Digitalisierung
Digitalisierung bedeutet die Überführung analoger in digitale Elemente oder die Anreicherung digitaler Bestandteile in bestehende Prozesse. Die Basis eines jeden digitalen Prozesses ist ein digitaler Datenbestand. Nur 20 % der unternehmerischen Daten liegen strukturiert in Anwendungssystemen vor (https://novustat.com/statistik-blog/unstrukturierte-daten-analysieren.html) und bei nur 12 % aller deutschen Unternehmen liegen auch unstrukturierte Daten in digitaler Form vor. Ein Repository mit Strukturierten und unstrukturierten Daten in einem ECM ist somit ein Eckpfeiler der Digitalisierung.
Archivierung
Die elektronische Archivierung oder das Records Management nutzt nahezu identische Ablage und Suchverfahren, um dem weitestgehend unstrukturiertem Content eine „äußere Struktur“ mitzugeben (äquivalent zum DM). Das Archiv dient vornehmlich zur rechts- und revisionssicheren Ablage von Dokumenten zum Zwecke der Erfüllung von unternehmerischen Nachweispflichten. Der gravierende Unterschied zum DM ist, die Notwendigkeit der Unveränderbarkeit der zu archivierenden Dokumente. Dies bedeutet nicht, dass diese Dokumente nicht weiterhin in betrieblichen Prozessen integriert sein können (frühes Archivieren), fordert allerdings Revisionskontrolle (Äquivalent Versionierung im DM).
Repository
Das Repository des ECM beherbergt unstrukturierte oder schwach strukturierte Daten, welchen durch Anreicherung von beschreibenden Daten eine „äußere“ Struktur (Metadaten) mitgegeben wird. Diese Struktur charakterisiert den abgelegten Content inhaltlich. Somit setzt sich das Repository aus einem Bereich für die Metadaten und einem Bereich für die Nutzdaten zusammen. Für das Verwalten der Metadaten werden relationale Datenbanken oder/und Volltextdatenbanken verwendet. Die Aufbewahrung von Nutzdaten wird durch eine Kombination unterschiedlicher Massenspeicher realisiert, welche entsprechend den Anforderungen an Zugriffsgeschwindigkeit, Sicherheit, Veränderbarkeit und Aufbewahrungszeit der abgelegten Daten gewählt werden kann.
CMS & WCM
Content im Content Management fokussiert auf das Managen elementarer Dokumentbestandteile (Bilder Tabellen und Textbausteine). CM nutzt diese Bestandteile für den strukturierten Aufbau bei der Erstellung eines Dokumentes. Wie beim DM wird die Erstellung prozessual geführt. Durch die klare Struktur des Zieldokumentes ermöglichen Content Management Systeme (CMS) die Erstellung sehr großer, komplexer Dokumente. Ein Teilbereich des Contentmanagements ist das Web-CM mit dessen Unterstützung sehr umfangreiche Webseiten erstellt werden können. Anders als beim DM wird der Erstellprozess in drei (Aufgaben-)Bereiche unterteilt:
- Erstellung und Verwaltung der Daten
- Konzeption einer oder mehrerer Dokumentstrukturen
- Erzeugung eines oder mehrerer Dokumentlayout
Dokumentenmanagement (DMS)
Dokumentenmanagement dient sowohl der intuitiven als auch der strukturierten Erstellung von Dokumenten. Der Fokus richtet sich bei der Erstellung vornehmlich auf das Vorgehen. Hierbei grenzt sich DM vom Content Management (CM) ab, welches für die strukturierte, inhaltliche Dokumenterstellung steht. Im DM kann das Erstellen einerseits durch prozessuale Unterstützung stark geführt werden, andererseits ermöglichen kollaborative Bestandteile einen intuitiven Erstellprozess. Ein zentrales Element des Dokumentenmanagements ist eine Versionsverwaltung mit kontrollierter Zugriffskontrolle (Check-in/Check-out) mit dem Ziel nur das aktuelle, freigegebene Dokument verfügbar zu halten.