Was sind Workflow und BPM?

Was sind Workflows?

Workflow sind wiederkrähende Arbeitsabläufe bzw. Geschäftsprozesse. Durch Worklows in ECM werden diese Prozesse, Aufgaben, Verarbeitungsphasen, Behandlungsschemata und Datenflüsse festgelegt. Die Prozesse/Geschäftsprozesse werden also in ECM Informationstechnisch Unterstützt oder sogar teilweise Automatisiert. So haben Worklows in ECM einen Koordinativen, Organisatorischen und Standardisierten Prozesscharakter (vgl. Schewe 2018).

Ziele von Workflows

  • die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse soll verbessert werden
  • (Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden
  • die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden
  • die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden
  • Medienbrüche sollen vermieden werden und
  • Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)

Workflow – Kritik und Probleme

  • Durch sich ständig ändernde Geschäftswelt Abweichung vom Workflow
  • Motivationsverlust der Mitarbeiter
  • Monitoring
  • Hemmt die Kreativität

Was ist Business Process Management (BPM)?

  • Analysieren und Erfassen von Abläufen als Prozessmodelle
  • Strukturieren und sinnvolles Untergliedern eines Geschäftprozesses
  • Zuweisen von Verantwortlichkeiten für einzelne Teilaufgaben in einem Prozess
  • Definition von Daten und Dokumenten, welche zur Erledigung der Teilaufgaben notwendig sind
  • Unterstützen der Erledigung von Abläufen durch Ausführung der erfassten Unternehmensprozesse mit dafür vorgesehenen Werkzeugen

BPM – Ziele

  • Senken der Ablaufkosten
  • Senken des benötigten Zeitaufwands
  • Aufdecken von Flaschenhälsen in einem Ablauf
  • Verhindern von mehrfacher Ausführung derselben Arbeiten

Abgrenzung Workflow und BPM

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