Was sind Workflow und BPM?

Was sind Workflows?

Workflow sind wiederkrähende Arbeitsabläufe bzw. Geschäftsprozesse. Durch Worklows in ECM werden diese Prozesse, Aufgaben, Verarbeitungsphasen, Behandlungsschemata und Datenflüsse festgelegt. Die Prozesse/Geschäftsprozesse werden also in ECM Informationstechnisch Unterstützt oder sogar teilweise Automatisiert. So haben Worklows in ECM einen Koordinativen, Organisatorischen und Standardisierten Prozesscharakter (vgl. Schewe 2018).

Ziele von Workflows

• die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse soll verbessert werden
• (Geschäfts-)Prozesse sollen vereinheitlicht werden
• die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden
• die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden
• Medienbrüche sollen vermieden werden und
• Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-)Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)

Workflow – Kritik und Probleme

• Durch sich ständig ändernde Geschäftswelt Abweichung vom Workflow
• Motivationsverlust der Mitarbeiter
• Monitoring
• Hemmt die Kreativität

Was ist Business Process Management (BPM)?

• Analysieren und Erfassen von Abläufen als Prozessmodelle
• Strukturieren und sinnvolles Untergliedern eines Geschäftprozesses
• Zuweisen von Verantwortlichkeiten für einzelne Teilaufgaben in einem Prozess
• Definition von Daten und Dokumenten, welche zur Erledigung der Teilaufgaben notwendig sind
• Unterstützen der Erledigung von Abläufen durch Ausführung der erfassten Unternehmensprozesse mit dafür vorgesehenen Werkzeugen

BPM – Ziele

• Senken der Ablaufkosten
• Senken des benötigten Zeitaufwands
• Aufdecken von Flaschenhälsen in einem Ablauf
• Verhindern von mehrfacher Ausführung derselben Arbeiten

Abgrenzung Workflow und BPM