Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

Kampffmeyer unterscheidet den Begriff Dokumentenmanagement in einem engeren und weiteren Sinne. Unter dem “engeren Sinne” des Dokumentenmanagements versteht man die Datenbankunterstütze Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Dabei werden einige Funktionen gefasst, wie Check-In/Out, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten, Suche nach Dokumenten durch Metadaten und Volltextsuche, Renditionierung. Unter “weiteren Sinne” bedeutet es einfach als Branchenbezeichnung. Dabei werden weiteren Funktionen wie Schrifterkennung (OCR), Vorgangssteuerung (Workflow-Systeme) und Scannen zusammengefasst.[1]

Merkmale

CMS und Dokumentenmanagement

Im Unterschied zum Content-Management System (CMS) handelt sich bei Dokumentenmanagement grundsätzlich um die Verwaltung von Dokumenten, jedoch ist bei CMS immer an die Richtung der Verwaltung von Informationeinheiten, die miteinander verknüpft sein können. Diesen Informationeinheiten können weitere beschreibende Merkmale zugeordnet werden, sodass eine bedarfsgerechte Publikation der Informationen auf verschiedensten Medien möglich wird.

Archivierung und Dokumentenmanagement

Im klassischen Sinne waren die Begriffsdefinition zwischen Datenmanagement und Archivierung ohnehin keine Unterschied aber mit laufenden der Zeit entsteht einige davon und zwar :

  • DMS
    • Strukturiert Dokumente und Schriftgut
    • Verschiedene Metadaten möglich (z.B. Aktenzeichen, Thesaurus, Stichworte, Band, Schriftstücknummer)
    • Steuert Rollen- und funktionsbezogene Berechtigung
    • Begleitet ein Dokument im „aktiven Zustand“
    • Oft erweitert um Schriftgutfunktionen (Adressen, Vorlagen, Serienbriefe, …)
  • Archivierung
    • Eigentlich eine „Speicherform“ um Informationen kostengünstig lange und sicher aufzubewahren
    • wird verwendet als Registratur und Archiv für Dokumente (aus DMS)
    • wird verwendet als verlängerter Arm von Fachanwendungen („Archivierung“ von Anträgen, Formularen, Schriftgut für begrenzte Zeit)
    • wird verwendet als DMS (bzw. technischer Träger für DMS)

Archivierungsverfahren

Folgende Darstellung zeigt dem Ablauf der elektronischen Archivierung:
http://enterprisecontentmanagement.biz/wp-content/uploads/2016/02/Archivierung.jpg
Quelle: (WCM – Hemling 1997)
Wie in der oben aufgeführten Grafik werden zunächst die zu archivierenden, operativen Daten eines Unternehmens aufbereitet. Anschließend erfolgt der elektronische Import. Dabei werden Papierdokumente mit Hilfe von Scannern digitalisiert. Um die Dokumente später über eine Volltextsuche finden zu können, erfolgt eine OCR-Erkennung sowie eine Indexierung (z. B. mit Barcode).
Dabei werden die Dokumente ggf. signiert, um die Authentizität später nachweisen zu können. Die Attribute des Dokuments werden in einer separaten Datenbank gesichert, bevor das digitale Dokument im DMS/Archiv (unveränderbares Repository) gespeichert wird (siehe auch Beitrag „Dokumentenmanagement„). Abschließend können die originalen Dokumente, die gescannt wurden, vernichtet werden und den Anwendern bzw. Kunden eine Zugriffsmöglichkeit auf das Archiv eingerichtet werden. Bei der Bereitstellung des Archivs für Kunden ist eine sichere Übertragung (z. B. verschlüsselt) aus Informationssicherheitsgründen zu bevorzugen.

Einordnung Dokumentenmanagement im AIIM

Vom Aufbau und der Benutzeroberfläche wirken Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagement oftmals sehr ähnlich. Dabei unterscheiden sie sich in ihrer Charakteristik fundamental: ECM ist ein Konzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen gewährleisten soll. Dabei greifen verschiedene Software-Lösungen ineinander. Zentrale Elemente hierfür sind Archivierung-, Out- und Input-Management- sowie Web-Content-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagement. Dokumentenmanagement ist also eine Software, die Teil einer jeden ECM-Lösung ist. Dokumentenmanagement werden aber auch vielfach eigenständig eingesetzt, um Unternehmensdokumente digital zu archivieren und einen schnellen Zugriff auf sie zu ermöglichen.
Laut AIIM International umfasst Begriff von Enterprise Content Management (ECM) weitgehend “Alle Technologien, die sich mit schwach unstrukturierter oder strukturierter Informationen, wie Dokumenten oder Content im Unternehmen, befassen”.
Dazu werden Systeme wie:

besondersweise gerechnet.[2]
Unter dem Bild kann man klar betrachten, dass Dokumentenmanagement zu dem Hauptkategorie des ECM “Store“ gehört.
Dokumentenmanagement
Darunter lassen sich die Anwendungsfelder des Dokumentenmanagements im engeren Sinn mit Collaboration Groupware, WCM, BPM und RM miteinander verbinden.
Es gibt grundsätzlich 4 Kernfunktionen des Dokumentenmanagements innerhalb AIIM-Modell zusammen mit deren Unterteilen und zwar : [3]

  • Der Funktionsbereich “Eingabe / Capture
    • Die Funktion “Dokumenteneingang
    • Die Funktion “indizieren
    • Gesamtablauf der Eingangserarbeitung
  • Der Funktionsbereich “Ablage / Preserve
    • Die Funktion “Verwaltung
    • Die Funktion “Archivierung
  • Der Funktionsbereich “Ausgabe / Deliver
    • Die Funktion “Recherche
    • Die Funktion “Reproduktion”
  • Der Funktionsbereich “Administration

Der Funktionsbereich Eingabe/Capture hat die Aufgabe, dass sämtliche Arte von Dokumenten, die in einem Dokumenten-Management-System zur Verfügungstehen müssen, auch zugeführt werden. Dabei gehört die Dokumente entweder im Papier Form (Rechnung, Bücher, usw..) oder im digitalen Form (E-Mail, gescannte Dokumenten oder solche, die mit Office Anwendungen im PC erstellt wurden).[4]
Die Dokumente sollen ordnungsmäßig und sicher gespeichert werden. Vor allem gilt diese Regel für mittlere bis große Unternehmen. Dies Regel gehört zu der Aufgabe des Funktionsbereichs Ablage/Preserve.[5]
Ähnlich wie der Bereich Eingabe wird auch der Funktionsbereich Ausgabe/Deliver unter 2 Funktionen gegliedert (Recherche und Reproduktion). Dabei ist die Aufgabe, die wesentlichen Dokumente möglichst schnell und zuverlässig wiederzufinden.[6]
Ein Dokumenten Management muss auch administriert werden. Der Bereich Administration setzt sich mit der Installation und Pflege von: Zugriffsberechtigungen, Benutzereinstellungen, Komponentenanschlüssen, und Schnittstellenintegration mit anderen Anwendungen auseinander.[7]

Komponenten

Nach Auskunft des AIIM International gibt es 5 wesentliche Komponenten, die das Dokumentenmanagement haben muss, und zwar:[8]

  • Check In und Check Out von Dokumenten (ermöglicht kooperative Bearbeitung von Dokumenten )
  • Versionierung und Historieverwaltung von Dokumenten
  • Roll Back Funktion (ermöglicht die Aktivierung von alten Version, falls Fehler auftritt / Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage)
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
  • Anmerkung und Marke (Annotation und Stamp)

Quellen

[1] Kampffmeyer, U. Merkel, B, Dokumenten-Management (Project Consult: 1999)
[2] http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management
[3] Götzer. Maier. Schmale. Rehbock. Komke, Dokumenten Management, (dpunk.verlag: 2014) S.180
[4] Götzer. Maier. Schmale. Rehbock. Komke, Dokumenten Management, (dpunk.verlag: 2014) S.182
[5] Götzer. Maier. Schmale. Rehbock. Komke, Dokumenten Management, (dpunk.verlag: 2014) S.205
[6] Götzer. Maier. Schmale. Rehbock. Komke, Dokumenten Management, (dpunk.verlag: 2014) S.212
[7] Götzer. Maier. Schmale. Rehbock. Komke, Dokumenten Management, (dpunk.verlag: 2014) S.221
[8] http://www.aiim.org/What-is-Document-Management

 

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