Glossar

Daten:

  • unterste Ebene von Informationsverarbeitung; – einzelne Bits und Bytes, die einem bestimmte Buchstaben, Wort, ein Pixel eines Bildes o.a. repräsentieren

Information:

  • nächsthöhere Ebene von Daten
  • setzen sich aus Daten zusammen, Voraussetzung: dass die zugrunde liegenden Daten eine Struktur aufweisen

Content:

  • Informationen sind gleich bedeutend im Austausch mit Anderen. Als Content kann man Informationen als Objekte oder Austauschgegenstände verstehen Liegt eine Information also in einer Form vor, in der man sie an Andere weitergeben kann, spricht man von Content (z.B. Texte, Bilder…). Man kann ganze Informationspakete mittels eines Mediums weitergeben, egal ob dies für den Anderen einen Nutzwert darstellt.

Content Management:

  • bezeichnet die systematische Aufbereitung von Informationen mittels Redaktionssystemen, sog. Content Management Systemen. Anders als beim reinen Webpublishing ist hier die medienneutrale Wiederverwendung von abgelegten Informationen gewährleistet. Dies wird durch eine Trennung zwischen Inhalt und Struktur (HTML) ermöglicht. So werden bereits verwendete Texte, Bilder und andere Bestandteile einer Website in einer Datenbank abgelegt und dort verwaltet.

XML

  • Extensible Markup Language (XML) dient der Beschreibung sowie dem Austausch von komplexen Datenstrukturen. Es ist eine erweiterbare Auszeichnungssprache mit der andere Auszeichnungssprachen um strukturierte Informationen erweitert werden können. XML dient der Beschreibung sowie dem Austausch von komplexen Datenstrukturen.

Medienneutraler Inhalt:

  • Trennung von eigentlichem redaktionellem Inhalt und dem Layout, sodass sowohl Inhalt als auch Layout getrennt voneinander verändert werden können, ohne in den jeweils anderen Bereich eingreifen zu müssen.

Asset:

  • Charakteristikum des Nutzwertes von Contents Asset sind Contents die für den Nutzer einen bestimmten Wert repräsentieren. Aufgrund des Wertes ist ein potenzieller Nutzer bereit, Mühe für die Beschaffung des Asset aufzuwenden, diesen gegebenen falls zu bezahlen oder ihn gegen andere Assets zu tauschen.

Wissen:

  • Wissenmanager u.a. bauen auf der Annahme auf, Wissen erfassen, speichern und wieder verfügbar machen zu können. Unter Wissen sind Informationen als Bestandteil des individuellen menschlichen Bewusstseins zu verstehen Wissen besteht aus subjektiv interpretierenden und bewerteten Informationen, die erst durch die individuelle Verknüpfung mit anderen Informationen ihren speziellen Wissenscharakter erhalten.

Workflow Management:

  • Die Analyse, Modellierung, Simulation, Steuerung und Protokollierung von Geschäftsprozessen (Workflow) unter Einbeziehung von Prozessbeteiligten und (elektronischen) Systemen (Workflow Management Systeme). Ziel des Workflow Managements ist die Koordination der meist großen Anzahl von Bearbeitern, die räumlich verteilt an der Lösung von Teilaufgaben des Prozesses arbeiten, sowie die Kontrolle des Prozessverlaufs, v.a. des Bearbeitungsstatus.

 

Funktionen und Bestandteile vom Enterprise Content Management Systemen

Enterprise Content Management Systeme haben folgende Funktionen:

  1. Sie erfassen strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen (Capture).
  2. Sie verwalten und verarbeiten diese Informationen (Manage).
  3. Sie speichern die Information (Store).
  4. Sie archivieren die Informationen (Preserve).
  5. Sie stellen die Informationen zur Verfügung (Deliver).

Capture (Erfassung)

Hier werden Informationen, die sowohl in digitaler als auch in analoger Form vorliegen, erfasst und weiter aufbereitet. Dazu gehört die manuelle Erfassung von Briefen, Faxen, E-Mails und Content im Internet genauso, wie die automatische Informationserfassung. Dabei werden beispielsweise Dokumente eingescannt oder Informationen aus Mikrofilmen, Handschriften, Barcodes beziehungsweise mittels Texterkennungsprogrammen aufbereitet. Des Weiteren finden hier auch Programme zur Bildverarbeitung, Formularverarbeitung, Indexierung oder auch Kategorisierung Verwendung. Unabhängig von der Struktur werden die vorliegenden Informationen so aufbereitet, dass sie im zweiten Schritt zur Verwaltung und Verarbeitung weitergeleitet werden können.

Manage (Verwaltung, Bearbeitung) in Zusammenhang mit ECM

Diese Komponente ist wiederum in fünf Unterkomponenten eingeteilt und umfasst:

  1. das Dokumentenmanagement
  2. die Collaboration (Groupware)
  3. das Web Content Management (WCM)
  4. die Ablageverwaltung (Records Management)
  5. und die Vorgangsbearbeitung (Workflow oder Business-Process-Management).

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement beinhaltet die Aufarbeitung, Suche und Kontrolle von strukturierten Informationen aus Dokumenten bis zur Langzeitarchivierung.

Collaboration (Groupware)

Die Groupware ist eine Software, welche die Zusammenfassung der Informationen für die gemeinsame Nutzung gewährleistet. Das bietet die Grundlage für eine gemeinsame, gleichzeitige und kontrollierte Weiterbearbeitung von vorhandenen Informationen.

Web Content Management (WCM)

Das WCM ist ein Teilgebiet des ECM. Dabei werden relevante Informationen im Internet über Berechtigungen zur Verfügung gestellt. Das gilt z. B. für Anzeigen, Web-Präsentationen oder die Erstellung neuer sowie aufbereiteter Informationen. Hierbei wird strikt zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Informationen getrennt.

Records-Management (Archivverwaltung)

Beim Records-Management geht es um die Langzeitarchivierung und Nutzbarmachung nicht veränderbarer Informationen. Dabei werden diese Informationen schreibgeschützt und über standardisierte Metadaten identifizierbar aufbewahrt. Des Weiteren werden strukturierte Verzeichnisse angelegt.

Workflow (Vorgangsbearbeitung)

Beim Workflow oder dem Business-Process-Management (BPM) geht es um die Verwaltung veränderbarer Informationen, die im Rahmen dieses Prozesses bearbeitet und in veränderter Form zur weiteren Nutzung gespeichert werden.

Store (Speicherung) – ECM

Bei diesem Prozess werden nicht archivierungspflichtige Informationen an einem bestimmten Speicherort (Respository) gespeichert. Als Respository dienen z. B. Data-Warehouses, Datenbanken, Dateisysteme und als eigentliches Speichersystem für den Content das Content-Management-System.

Preserve (Archivierung) – ECM

Diese Kategorie beinhaltet die Systeme und Werkzeuge zur Langzeitarchivierung und Verfügbarmachung nicht veränderbarer Daten.

Deliver (Bereitstellung) – ECM

Ausschlaggebend für das Enterprise Content Management sind natürlich die Systeme zur Bereitstellung der entsprechenden Information. Zum Transport der Daten über bestimmte Schnittstellen ist es wiederum notwendig, die entsprechende Software zu implementieren. So muss für Transformationssoftware (für Veränderung der Darstellung), Security-Software (Sicherheits-Software) sowie für Distributionssoftware (für die Verteilung von Informationen) gesorgt werden.

 

Revisionssicherheit

(vom Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI))

bezieht auf elektronische Archivsysteme, die den zuvor genannten rechtlichen Grundlagen entsprechen die Inhalte werden unverändert (originär) und

fälschungssicher gespeichert, die Inhalte sind durch eine Suche wiederfindbar,

alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert.